Catering — jak wycenić usługę i nie stracić na zleceniu
Spis treści
Catering może być świetnym źródłem dodatkowego przychodu — ale tylko jeśli dobrze go wycenisz.
„Najczęstszy błąd w cateringu to niedoszacowanie kosztów logistyki i obsługi. Firmy cateringowe, które kalkulują pełne koszty, osiągają marże o 30% wyższe.”
Zbyt niska cena = praca za darmo. Zbyt wysoka = brak zleceń.
Rodzaje cateringu i ceny rynkowe
Catering prosty (40-80 zł/os)
→ Kanapki, przekąski zimne
→ Ciasta, słodycze
→ Napoje (kawa, herbata, soki)
→ Bez obsługi kelnerskiej
→ Jednorazowe naczynia
Typowe okazje: spotkania firmowe, szkolenia, konferencje
Catering standardowy (80-150 zł/os)
→ Ciepłe dania (bufet)
→ Przystawki i sałatki
→ Desery
→ Napoje z obsługą
→ Podstawowa obsługa kelnerska
Typowe okazje: bankiety firmowe, wigilie, jubileusze
Catering premium (150-300 zł/os)
→ Menu degustacyjne lub serwowane
→ Wysokiej jakości składniki
→ Pełna obsługa kelnerska
→ Profesjonalna zastawa
→ Koordynator wydarzenia
Typowe okazje: wesela, gale, ekskluzywne eventy
Jak obliczyć cenę cateringu?
Składniki kalkulacji
5 elementów wyceny
Food cost
Koszt składników + straty przy obróbce. Cel: 25-35% ceny końcowej.
Labor cost
Kucharze + kelnerzy + koordynator. Uwzględnij czas przygotowania, transportu i obsługi.
Logistyka
Transport, paliwo, ewentualny wynajem samochodu chłodni.
Opakowania i sprzęt
Pojemniki, naczynia jednorazowe lub wynajem zastawy. Podgrzewacze, stoliki.
Marża
Twój zysk + rezerwa na nieprzewidziane wydatki. Minimum 15-25%.
Wzór kalkulacji
Przykład kalkulacji
Zlecenie: Bankiet firmowy, 50 osób, bufet ciepły + zimny, 4h obsługi
| Element | Kalkulacja | Koszt |
|---|---|---|
| Food cost | 50 os × 40 zł składniki | 2 000 zł |
| Kucharze | 2 osoby × 8h × 35 zł | 560 zł |
| Kelnerzy | 3 osoby × 5h × 30 zł | 450 zł |
| Transport | 2 kursy × 50 km × 2 zł | 200 zł |
| Opakowania | 50 os × 5 zł | 250 zł |
| Wynajem sprzętu | Podgrzewacze, stoliki | 300 zł |
| RAZEM koszty | 3 760 zł | |
| + Marża 25% | 940 zł | |
| CENA KOŃCOWA | 4 700 zł | |
| Na osobę | 94 zł/os |
Minimum wartości zamówienia
Małe zlecenia są nieopłacalne — koszty stałe (transport, przygotowanie) są takie same.
Jak ustalić minimum?
| Koszt stały | Typowa wartość |
|---|---|
| Transport (tam i z powrotem) | 100-300 zł |
| Przygotowanie kuchni | 200-400 zł |
| Koordynacja (wycena, kontakt) | 100-200 zł |
| RAZEM | 400-900 zł |
Alternatywa: opłata za małe zlecenia
Zamiast odmawiać małych zleceń, dolicz opłatę organizacyjną:
→ Zlecenia poniżej 1 500 zł: +300 zł
→ Zlecenia poniżej 1 000 zł: +500 zł
→ Lub: minimum 20 osób
VAT na catering — 5% czy 8%?
To jeden z najbardziej problematycznych tematów w gastronomii.
Zasada ogólna
| Usługa | Stawka VAT |
|---|---|
| Catering z obsługą (PKWiU 56) | 8% |
| Dostawa posiłków bez obsługi | 5% |
| Napoje (poza świeżymi sokami) | 23% |
Co decyduje?
8% VAT (usługa cateringowa)
- Obsługa kelnerska
- Naczynia do zwrotu
- Ustawienie bufetu
- Sprzątanie po evencie
- Podgrzewanie na miejscu
5% VAT (dostawa żywności)
- Tylko dowóz jedzenia
- Opakowania jednorazowe
- Bez obsługi na miejscu
- Klient sam nakrywa
- Brak elementu usługowego
Jak wycenić poszczególne elementy?
Jedzenie — food cost
| Typ menu | Food cost | Przykład |
|---|---|---|
| Kanapki, przekąski | 30-35% | 15 zł składniki → 45 zł cena |
| Bufet ciepły | 28-32% | 35 zł składniki → 115 zł cena |
| Menu serwowane | 25-30% | 50 zł składniki → 180 zł cena |
| Premium/degustacyjne | 22-28% | 70 zł składniki → 280 zł cena |
Obsługa — stawki godzinowe
| Stanowisko | Stawka brutto | Uwagi |
|---|---|---|
| Kucharz | 30-50 zł/h | Zależnie od doświadczenia |
| Kelner | 25-40 zł/h | + ewentualne napiwki |
| Barman | 30-50 zł/h | Przy obsłudze alkoholi |
| Koordynator | 50-80 zł/h | Osoba odpowiedzialna |
Transport i logistyka
| Element | Jak liczyć |
|---|---|
| Własny transport | km × 2-3 zł + czas kierowcy |
| Wynajem busa | 300-600 zł/dzień |
| Samochód chłodnia | 500-1000 zł/dzień |
| Kurier zewnętrzny | Wycena indywidualna |
Sprzęt i wyposażenie
| Element | Cena zakupu/wynajem |
|---|---|
| Podgrzewacz bemarowy | 150-300 zł/dzień |
| Stolik cateringowy | 30-50 zł/dzień |
| Obrus + skirting | 50-100 zł/dzień |
| Zastawa (komplet/os) | 15-30 zł/os |
| Naczynia jednorazowe | 3-8 zł/os |
Częste błędy przy wycenie
Szablon wyceny cateringu
Informacje od klienta
| Pytanie | Odpowiedź |
|---|---|
| Data i godzina | |
| Miejsce (adres) | |
| Liczba gości | |
| Typ wydarzenia | |
| Budżet orientacyjny | |
| Preferencje menu | |
| Alergie/diety | |
| Obsługa kelnerska? | |
| Naczynia (jednorazowe/zastawa)? | |
| Napoje (w cenie/osobno)? |
Kalkulacja
| Element | Kalkulacja | Koszt |
|---|---|---|
| Składniki (food cost) | ___ os × ___ zł | |
| Kucharze | ___ os × ___ h × ___ zł | |
| Kelnerzy | ___ os × ___ h × ___ zł | |
| Transport | ___ km × ___ zł | |
| Opakowania/naczynia | ___ os × ___ zł | |
| Wynajem sprzętu | ||
| Inne | ||
| SUMA kosztów | ||
| Marża ____% | ||
| CENA KOŃCOWA | ||
| Na osobę |
Podsumowanie
Powiązane artykuły
Najczęściej zadawane pytania
Ile kosztuje catering na osobę?
Prosty catering (kanapki, przekąski) to 40-80 zł/os. Standardowy (ciepłe dania, bufet) 80-150 zł/os. Kompleksowa obsługa z kelnerami i premium menu to 150-300 zł/os. Ceny zależą od menu, lokalizacji i zakresu usługi.
Jak obliczyć cenę cateringu?
Wzór: (Food cost + Labor cost + Logistyka + Opakowania) × mnożnik marży. Food cost to 25-35% ceny końcowej. Dolicz koszty transportu, sprzętu, personelu i marżę 15-25%. Minimum wartości zamówienia chroni przed nieopłacalnymi zleceniami.
Jaki VAT na catering?
Catering to usługa gastronomiczna (8% VAT), ale sprzedaż gotowych posiłków na wynos to dostawa towarów (5% VAT). Kluczowe: czy dostarczasz tylko jedzenie (5%), czy też obsługę, naczynia, sprzątanie (8%). Skonsultuj z księgowym.
Chcesz automatycznie kontrolować koszty?
CaterMon śledzi koszty i marże za Ciebie — bez Excela, w czasie rzeczywistym.