Grafik pracy w restauracji — jak planować pod przychody
Spis treści
Grafik pracy to nie lista życzeń — to narzędzie kontroli kosztów. Źle ułożony grafik kosztuje tysiące złotych miesięcznie.
„Restauracje publikujące grafik z 2-tygodniowym wyprzedzeniem mają o 25% niższą rotację pracowników niż te publikujące na ostatnią chwilę.”
Za dużo osób w wolne dni = płacisz za nicnierobienie. Za mało w szczycie = tracisz gości i utargi.
Dlaczego grafik jest kluczowy?
Labor cost — druga największa pozycja
Po food cost, koszty pracy to największy wydatek w restauracji.
| Pozycja | Typowy udział |
|---|---|
| Food cost | 28-35% |
| Labor cost | 25-35% |
| Czynsz | 8-15% |
| Media | 3-5% |
Łącznie prime cost (food + labor) powinien być poniżej 65%. Jeśli przekraczasz — nie zostaje Ci na zysk.
Koszty złego planowania
Jak analizować zapotrzebowanie?
1. Dane historyczne
Zbierz informacje o sprzedaży:
| Informacja | Gdzie znaleźć |
|---|---|
| Sprzedaż dzienna | System POS |
| Liczba rachunków | System POS |
| Sprzedaż godzinowa | System POS |
| Poprzednie grafiki | Dokumentacja HR |
2. Wzorce tygodniowe
Typowy rozkład sprzedaży w restauracji:
| Dzień | Indeks obłożenia | Uwagi |
|---|---|---|
| Poniedziałek | 70% | Najsłabszy dzień |
| Wtorek | 75% | Słaby |
| Środa | 85% | Średni |
| Czwartek | 95% | Dobry (kolacje biznesowe) |
| Piątek | 120% | Szczyt weekendowy |
| Sobota | 130% | Najsilniejszy dzień |
| Niedziela | 100% | Brunche, rodzinne obiady |
3. Godziny szczytu
| Posiłek | Typowy szczyt |
|---|---|
| Śniadanie | 9:00-11:00 |
| Lunch | 12:00-14:00 |
| Kolacja | 18:00-21:00 |
4. Czynniki zewnętrzne
→ Pogoda: deszcz = mniej gości (lub więcej zamówień na wynos)
→ Eventy: mecze, koncerty, konferencje w okolicy
→ Święta: długie weekendy, dni wolne
→ Sezon: wakacje, ferie, okres świąteczny
Ile osób na zmianie?
Sala — kelnerzy
Orientacyjnie:
→ Bufet: 1 kelner na 15-20 gości
→ Obsługa serwowana: 1 kelner na 10-12 gości
| Miejsc | Obsługa bufetowa | Obsługa serwowana |
|---|---|---|
| 30 | 2 kelnerów | 3 kelnerów |
| 50 | 3 kelnerów | 4-5 kelnerów |
| 80 | 4-5 kelnerów | 6-8 kelnerów |
| 100 | 5-6 kelnerów | 8-10 kelnerów |
Kuchnia — kucharze
Orientacyjnie: 1 kucharz wydaje 30-40 dań na godzinę (zależnie od złożoności menu).
| Typ lokalu | Dań/godzinę/kucharz |
|---|---|
| Fast food | 50-60 |
| Casual dining | 30-40 |
| Fine dining | 15-25 |
Bar — barmani
→ 1 barman na 40-50 gości (koktajle)
→ 1 barman na 60-80 gości (proste drinki, piwo, wino)
Jak układać grafik?
5 kroków do efektywnego grafiku
Zbierz dane
Historyczna sprzedaż, rezerwacje, eventy, prognoza pogody. Im więcej wiesz, tym lepiej zaplanujesz.
Określ zapotrzebowanie
Dla każdego dnia i zmiany: ile osób potrzebujesz? Na podstawie danych, nie intuicji.
Sprawdź dostępność
Kto może pracować? Urlopy, szkoły, drugie etaty. Zbierz informacje z wyprzedzeniem.
Ułóż grafik
Dopasuj ludzi do zapotrzebowania. Uwzględnij umiejętności (nie każdy może być na barze).
Opublikuj wcześnie
Minimum 7 dni przed. Najlepiej 10-14 dni. Daj czas na ewentualne zamiany.
Zasady układania
Dobre praktyki
- Planuj od zapotrzebowania, nie od ludzi
- Publikuj 7-14 dni wcześniej
- Uwzględnij przerwy i odpoczynki
- Rotuj weekendy sprawiedliwie
Typowe błędy
- “Bo tak było zawsze”
- Grafik w ostatniej chwili
- Te same osoby na weekend
- Ignorowanie kodeksu pracy
Zmiany dzielone i elastyczne
Zmiana dzielona (split shift)
Pracownik przychodzi na lunch (11:00-14:00), wraca na kolację (18:00-22:00).
Zalety:
→ Oszczędność w „martwych” godzinach
→ Idealne dla studentów
Wady:
→ Nie każdy chce tak pracować
→ Wymaga umowy/regulaminu (art. 139 KP) — max 5h przerwy, płatna 50%
Elastyczny grafik
→ Kelner przychodzi na otwarcie, kończy gdy spadnie ruch
→ Dodatkowi kucharze „na telefon” na wypadek szczytu
Uwaga: Wymaga jasnych zasad i zaufania.
Labor cost — jak kontrolować?
Wskaźnik podstawowy
Wskaźnik produktywności
| Typ lokalu | Cel produktywności |
|---|---|
| Fast food | 100-150 zł/h |
| Casual dining | 80-120 zł/h |
| Fine dining | 60-100 zł/h |
Śledzenie w praktyce
| Tydzień | Przychód | Godziny | Produktywność | Labor cost |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 45 000 zł | 480h | 94 zł/h | 32% |
| 2 | 42 000 zł | 480h | 88 zł/h | 34% |
| 3 | 50 000 zł | 500h | 100 zł/h | 30% |
| 4 | 48 000 zł | 450h | 107 zł/h | 28% |
Narzędzia do planowania
Papier i Excel
Zalety: Bezpłatne, proste
Wady: Czasochłonne, brak automatyzacji, trudna komunikacja
Dedykowane aplikacje
| Narzędzie | Funkcje |
|---|---|
| Kadromierz | Grafiki, ewidencja, dostępność |
| ProPlanum | Grafiki, komunikacja, raporty |
| inEwi | Grafiki, RCP, ewidencja |
| Planday | Grafiki, komunikacja, integracje |
Zalety dedykowanych narzędzi:
→ Automatyczne sprawdzanie konfliktów
→ Komunikacja z zespołem (powiadomienia)
→ Raportowanie labor cost
→ Integracja z systemem płacowym
Kodeks pracy — minimum
Obowiązkowe wymogi
| Wymóg | Minimum | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Dobowy odpoczynek | 11h nieprzerwanie | art. 132 KP |
| Tygodniowy odpoczynek | 35h nieprzerwanie | art. 133 KP |
| Przerwa w pracy | 15 min (przy 6h+), 2×15 min (przy 9h+) | art. 134 KP |
| Maksymalny czas pracy | 8h/dobę, 40h/tydzień (średnio) | art. 129 KP |
| Publikacja grafiku | Tydzień przed (min.) | art. 129 § 3 KP |
Praca w niedziele i święta
Gastronomia jest wprost wymieniona w Kodeksie pracy jako branża, gdzie praca w niedziele i święta jest dozwolona (art. 151⁹ KP).
→ Pracownik musi mieć co najmniej 1 niedzielę wolną na 4 tygodnie
→ Za pracę w święto: dzień wolny lub 100% dodatek do wynagrodzenia
Nadgodziny
→ Maksymalnie 150h rocznie (limit ustawowy, można zwiększyć w regulaminie do 376-384h)
→ Dodatek 50% (dzień powszedni) lub 100% (noc, niedziela, święto)
→ Lub czas wolny (1:1 na wniosek pracownika, 1:1,5 z inicjatywy pracodawcy)
→ Maksymalnie 13h pracy dziennie (włącznie z nadgodzinami) — wynika z 11h odpoczynku dobowego
Kary za naruszenia
Nieudzielenie odpoczynku dobowego/tygodniowego lub przekroczenie limitów czasu pracy to wykroczenie karane grzywną od 1 000 zł do 30 000 zł przez Państwową Inspekcję Pracy.
Typowe błędy
Checklist: planowanie grafiku
Przed układaniem
→ Sprawdź dane sprzedaży z poprzednich tygodni
→ Zbierz informacje o dostępności pracowników
→ Sprawdź rezerwacje i nadchodzące eventy
→ Sprawdź prognozę pogody
Podczas układania
→ Dopasuj obsadę do prognozowanego ruchu
→ Uwzględnij umiejętności (kto może gdzie pracować)
→ Sprawdź zgodność z kodeksem pracy
→ Zaplanuj backup na wypadek nieobecności
Po opublikowaniu
→ Opublikuj minimum 7 dni wcześniej
→ Poinformuj zespół o publikacji
→ Ustal procedurę zamian
→ Śledź realizację vs plan
Podsumowanie
Powiązane artykuły
Najczęściej zadawane pytania
Jak dopasować grafik do obłożenia?
Analizuj historyczne dane sprzedaży (dzień tygodnia, godziny szczytu), pogodę, nadchodzące eventy. Na tej podstawie planuj więcej osób w szczycie, mniej poza nim. Cel: 1 kelner na 15-20 gości, 1 kucharz na 30-40 dań/godzinę.
Jaki powinien być labor cost?
Typowy labor cost w gastronomii to 25-35% przychodów. Fine dining może mieć 35-40%, fast food 20-28%. Ważne: prime cost (food + labor) nie powinien przekraczać 65%.
Jak wcześnie publikować grafik?
Minimum 7 dni przed rozpoczęciem tygodnia. Najlepsze praktyki to 10-14 dni. Późniejsze publikowanie zwiększa absencję i rotację pracowników.
Chcesz automatycznie kontrolować koszty?
CaterMon śledzi koszty i marże za Ciebie — bez Excela, w czasie rzeczywistym.