Budżetowanie restauracji — jak stworzyć P&L krok po kroku
Spis treści
Budżetowanie to nie papierologia — to narzędzie kontroli. Bez P&L nie wiesz czy zarabiasz, tracisz, ani gdzie szukać oszczędności.
„Restauracje prowadzące tygodniowy przegląd P&L mają o 40% mniejsze ryzyko zamknięcia w pierwszych 3 latach działalności.”
A w gastronomii marże są na tyle cienkie, że każdy procent ma znaczenie.
Czym jest P&L?
P&L (Profit & Loss Statement) to rachunek zysków i strat — zestawienie wszystkich przychodów i kosztów w danym okresie.
Odpowiada na pytania:
→ Ile zarobiłem?
→ Na czym zarobiłem?
→ Gdzie tracę pieniądze?
Struktura P&L restauracji
| Pozycja | Co zawiera |
|---|---|
| Przychody | Sprzedaż jedzenia, napojów, alkoholu, cateringu |
| − Food cost | Koszt składników |
| = Marża brutto | Przychody − food cost |
| − Labor cost | Wynagrodzenia, ZUS |
| = Marża operacyjna | Po odjęciu kosztów pracy |
| − Koszty stałe | Czynsz, media, ubezpieczenia |
| − Koszty zmienne | Marketing, naprawy, opakowania |
| = EBITDA | Zysk operacyjny (przed amortyzacją i odsetkami) |
| − Amortyzacja | Zużycie sprzętu |
| − Odsetki | Raty kredytów |
| = Zysk netto | To co zostaje |
Przykładowy P&L restauracji
Miesięczny P&L (przykład)
| Pozycja | Kwota | % przychodów |
|---|---|---|
| PRZYCHODY | ||
| Sprzedaż jedzenia | 150 000 zł | 75% |
| Sprzedaż napojów | 30 000 zł | 15% |
| Sprzedaż alkoholu | 20 000 zł | 10% |
| RAZEM PRZYCHODY | 200 000 zł | 100% |
| KOSZTY ZMIENNE | ||
| Food cost (jedzenie) | 45 000 zł | 22,5% |
| Koszt napojów | 9 000 zł | 4,5% |
| Koszt alkoholu | 5 000 zł | 2,5% |
| MARŻA BRUTTO | 141 000 zł | 70,5% |
| KOSZTY PRACY | ||
| Wynagrodzenia brutto | 50 000 zł | 25% |
| ZUS pracodawcy | 10 000 zł | 5% |
| RAZEM LABOR COST | 60 000 zł | 30% |
| PRIME COST | 119 000 zł | 59,5% |
| KOSZTY STAŁE | ||
| Czynsz | 20 000 zł | 10% |
| Media | 8 000 zł | 4% |
| Ubezpieczenia | 2 000 zł | 1% |
| Księgowość | 2 000 zł | 1% |
| RAZEM STAŁE | 32 000 zł | 16% |
| KOSZTY OPERACYJNE | ||
| Marketing | 4 000 zł | 2% |
| Naprawy/utrzymanie | 3 000 zł | 1,5% |
| Opakowania | 5 000 zł | 2,5% |
| Inne | 2 000 zł | 1% |
| RAZEM OPERACYJNE | 14 000 zł | 7% |
| EBITDA | 35 000 zł | 17,5% |
| Amortyzacja | 5 000 zł | 2,5% |
| Odsetki (kredyty) | 3 000 zł | 1,5% |
| ZYSK PRZED PODATKIEM | 27 000 zł | 13,5% |
| Podatek dochodowy | 5 130 zł | 2,6% |
| ZYSK NETTO | 21 870 zł | 10,9% |
Kluczowe wskaźniki do śledzenia
Food cost
Szczegółowy przewodnik: Jak obliczyć food cost krok po kroku
| Typ lokalu | Docelowy food cost |
|---|---|
| Fast food | 25-30% |
| Restauracja casualowa | 28-33% |
| Fine dining | 30-35% |
| Kawiarnia | 20-28% |
Labor cost
Więcej o kontroli kosztów pracy: Grafik pracy w restauracji
Prime cost
Wszystkie wskaźniki w jednym miejscu: KPI finansowe w restauracji
Jak stworzyć budżet?
5 kroków tworzenia budżetu
Zbierz dane historyczne
Przychody i koszty z ostatnich 12 miesięcy. Jeśli jesteś nowy — średnie branżowe.
Zaplanuj przychody
Miesiąc po miesiącu. Uwzględnij sezonowość, planowane akcje marketingowe, eventy.
Zaplanuj koszty zmienne
Food cost jako % planowanych przychodów. Labor cost — grafik pod obłożenie.
Spisz koszty stałe
Czynsz, media, ubezpieczenia, raty. Te się nie zmieniają (dużo).
Oblicz wynik
Przychody − wszystkie koszty = planowany zysk. Jeśli ujemny — zmień założenia.
Planowanie przychodów
Metoda 1: Od historii
→ Weź ubiegły rok
→ Dodaj/odejmij % na podstawie trendów
→ Uwzględnij planowane zmiany (nowe menu, marketing)
Metoda 2: Od dołu
→ Ile miejsc × rotacja × średni rachunek × dni pracy
→ Bardziej precyzyjna dla nowych lokali
| Element | Kalkulacja |
|---|---|
| Miejsca siedzące | 50 |
| Rotacja (ile razy zajęte/dzień) | 2 |
| Średni rachunek | 80 zł |
| Dni pracy/miesiąc | 26 |
| Przychód miesięczny | 50 × 2 × 80 × 26 = 208 000 zł |
Planowanie kosztów zmiennych
| Koszt | Jak planować |
|---|---|
| Food cost | % planowanych przychodów (np. 30% × 200 000 = 60 000 zł) |
| Opakowania | Na sztukę lub % przychodów z dostaw |
| Prowizje agregatorów | % sprzedaży przez Glovo/Pyszne |
Koszty stałe
Spisz wszystkie stałe miesięczne wydatki:
| Kategoria | Typowe pozycje |
|---|---|
| Lokal | Czynsz, media, ubezpieczenie, ochrona |
| Administracja | Księgowość, prawnik, oprogramowanie |
| Finansowe | Raty kredytów, leasing |
| Marketing | Podstawowy budżet (social media, zdjęcia) |
Break-even — punkt rentowności
Co to jest?
Break-even to poziom sprzedaży, przy którym przychody = koszty. Poniżej — tracisz. Powyżej — zarabiasz.
Przykład kalkulacji
| Element | Wartość |
|---|---|
| Koszty stałe miesięczne | 50 000 zł |
| Food cost | 30% |
| Inne koszty zmienne | 5% |
| Marża kontrybucyjna | 100% − 30% − 5% = 65% |
| Break-even | 50 000 / 0,65 = 76 923 zł |
Break-even w dniach
| Dzień tygodnia | Średnia sprzedaż |
|---|---|
| Poniedziałek | 4 000 zł |
| Wtorek | 4 500 zł |
| Środa | 5 000 zł |
| Czwartek | 6 000 zł |
| Piątek | 10 000 zł |
| Sobota | 12 000 zł |
| Niedziela | 8 000 zł |
| TYDZIEŃ | 49 500 zł |
| MIESIĄC (×4,3) | 212 850 zł |
Przy break-even 77 000 zł i 27 dniach pracy = musisz osiągnąć ~2 850 zł dziennie.
Częstotliwość analizy
Co śledzić codziennie?
→ Sprzedaż vs plan
→ Liczba rachunków
→ Średni rachunek
Co śledzić tygodniowo?
→ Food cost (porównaj zakupy ze sprzedażą)
→ Labor cost (godziny vs przychody)
→ Cash flow
Co analizować miesięcznie?
→ Pełny P&L
→ Porównanie z budżetem
→ Trendy vs ubiegły rok
Dobre praktyki
- Tygodniowy przegląd kluczowych KPI
- Miesięczny P&L do 10. dnia
- Porównanie z budżetem
- Analiza odchyleń
Typowe błędy
- P&L raz na kwartał
- Bez porównania z planem
- Brak reakcji na odchylenia
- “Księgowy się tym zajmuje”
Typowe błędy w budżetowaniu
Szablon budżetu rocznego
Struktura arkusza
| Miesiąc | Sty | Lut | Mar | … | Gru | RAZEM |
|---|---|---|---|---|---|---|
| PRZYCHODY | ||||||
| Jedzenie | ||||||
| Napoje | ||||||
| Alkohol | ||||||
| Catering | ||||||
| RAZEM | ||||||
| KOSZTY ZMIENNE | ||||||
| Food cost | ||||||
| Napoje/alkohol | ||||||
| MARŻA BRUTTO | ||||||
| LABOR COST | ||||||
| Wynagrodzenia | ||||||
| ZUS | ||||||
| KOSZTY STAŁE | ||||||
| Czynsz | ||||||
| Media | ||||||
| … | ||||||
| ZYSK/STRATA |
Podsumowanie
Powiązane artykuły
Najczęściej zadawane pytania
Co to jest P&L w restauracji?
P&L (Profit & Loss) to rachunek zysków i strat — zestawienie przychodów i kosztów w danym okresie. Pokazuje czy restauracja zarabia czy traci, i na czym konkretnie.
Jak często analizować P&L?
Minimum raz w miesiącu pełny P&L, ale najlepsze restauracje robią uproszczony przegląd co tydzień. Kluczowe wskaźniki (food cost, labor cost) warto śledzić codziennie lub tygodniowo.
Jaki powinien być zysk netto restauracji?
Typowy zysk netto w gastronomii to 3-9% przychodów. Restauracje premium mogą osiągać 10-15%, fast foody 8-12%. Jeśli masz poniżej 3%, coś jest nie tak — przeanalizuj strukturę kosztów.
Chcesz automatycznie kontrolować koszty?
CaterMon śledzi koszty i marże za Ciebie — bez Excela, w czasie rzeczywistym.