Ustaw koszty tak,
jak działa Twój lokal

Na ekranie START rozwiń „Zacznij tutaj” i wybierz „Otwórz” przy kroku „Ustaw grupy i kategorie kosztów”.

Jeśli onboarding jest już zakończony, na START otwórz Koszty → Inne → „Konfiguracja kosztów”.

Przeczytaj rozwijany panel „Jak działają ustawienia kategorii i reguły przydziału”, jeśli konfigurujesz układ po raz pierwszy.

Przeczytaj układ od szczegółu do wyniku: „Filet z kurczaka” jest pozycją, „Mięso” kategorią, „Surowce” grupą, a wynik tej grupy może być liczony jako food cost.

Twórz grupy według obszarów, którymi faktycznie zarządzasz, na przykład Surowce, Napoje, Opakowania, Koszty pracownicze i Koszty stałe.

Grupy możesz traktować jak obszary magazynowe, ale wybór grup do fizycznego spisu wykonujesz osobno w Inwentaryzacji → Ustawienia magazynów.

Nie rozdrabniaj układu bez potrzeby. Osobna kategoria ma sens wtedy, gdy chcesz widzieć jej wartość lub na nią reagować.

Wybierz „Dodaj grupę”, jeśli potrzebujesz nowego obszaru analizy.

Nadaj grupie krótką nazwę rozpoznawalną dla zespołu, ikonę i kolor.

Pozostaw „Wliczaj do metryk” włączone dla kosztów firmy. Wyłącz je dla zakupów prywatnych lub domowych.

Ustaw kolejność grup zgodnie z tym, jak mają pojawiać się na ekranie „Metryki”.

Magazynów nie ustawiasz na tym ekranie. W Inwentaryzacji wybierz „Ustawienia magazynów” i wskaż grupy, których stan końcowy chcesz liczyć.

Po utworzeniu pierwszego dokumentu usunięcie grupy zapisuje się jako osobna operacja. Wskażesz wtedy cel jej kategorii, sposób obsługi reguł „Zawsze licz do grupy” i ewentualny zakres wcześniejszych faktur oraz strat. Zapisane inwentaryzacje pozostaną bez zmian.

Na komputerze przeciągnij kategorię do właściwej grupy. Na telefonie przytrzymaj ją dłużej i przeciągnij.

Przed utworzeniem pierwszego dokumentu możesz ułożyć wiele kategorii i zapisać całość jednym przyciskiem. Później każde przeniesienie istniejącej kategorii jest potwierdzane i zapisywane osobno.

Wybierz „Nowa kategoria”, jeśli potrzebujesz osobno monitorować nowy rodzaj zakupu.

Nadaj kategorii nazwę odpowiadającą temu, co faktycznie kupujesz, i wskaż grupę docelową.

Ustaw kolejność kategorii w grupie. W tej samej kolejności pojawią się przy ręcznym dodawaniu kosztów.

Usuń lub połącz zbędne rozdrobnienie dopiero po sprawdzeniu wpływu na historię.

Włącz „Zapisuj pozycje jako produkty” dla towarów, których ceny i ilości chcesz śledzić. Wyłącz dla usług i opłat, takich jak czynsz lub księgowość.

Włącz „Automatycznie łącz zamienniki w grupy” tam, gdzie ten sam surowiec wraca pod różnymi nazwami lub w różnych opakowaniach.

Pozostaw „Pokaż w przepisach” dla produktów kuchni i baru. Wyłącz dla pozycji, których nie używasz jako składników.

W razie potrzeby nadaj kategorii funkcję specjalną „Wynagrodzenia”, „ZUS” albo „Podatki”. Dzięki temu odpowiedni skrót pojawi się na START.

Zapamiętaj kolejność ważności: Produkt → Grupa zamienników → Dostawca → Kategoria.

Ustaw regułę produktu, gdy konkretny produkt ma zawsze trafiać do jednej grupy niezależnie od dostawcy.

Ustaw regułę grupy zamienników, gdy wszystkie warianty tego samego towaru mają wspólny magazyn.

Ustaw regułę dostawcy tylko wtedy, gdy prawie wszystkie pozycje z jego faktur należą do jednego obszaru.

Reguła zapisuje się od razu po potwierdzeniu — nie czeka na główny przycisk „Zapisz zmiany”. Jeśli docelowa grupa jest nowa, najpierw zapisz cały układ, aby grupa mogła zostać użyta w regule.

Dla jednorazowego wyjątku nie zmieniaj reguły. Po zatwierdzeniu faktury wykonaj przesunięcie całej pozycji albo wybranej ilości.

Przy zmianie kategorii produktu wybierz „Tylko od teraz” albo „Także wcześniejsze faktury i straty”. Produkt należący do grupy może zmienić kategorię sam; własna kategoria grupy i pozostali członkowie pozostaną bez zmian.

Kategorię grupy zamienników zmieniasz osobno. Zmieni to filtry, przepisy i nowe listy inwentaryzacji grupowej, ale nie kategorie produktów, wcześniejsze dokumenty ani zapisane inwentaryzacje. Po potwierdzeniu przycisk „Zmień kategorię grupy” pokazuje postęp, a okno zamyka się dopiero po zapisaniu i odświeżeniu grupy.

Kliknij „Usuń kategorię”. Od razu zobaczysz rzeczywiste konsekwencje. Jeśli kategorię wskazują produkty, grupy zamienników lub dokumenty robocze, wybierzesz dla nich kategorię docelową w polu „Produkty i dokumenty robocze przenieś do”. Pusta, nieużywana kategoria nie wymaga fikcyjnego celu.

Jeśli istnieją wcześniejsze dokumenty, zdecydujesz: „Zostaw wcześniejsze dokumenty” albo „Przenieś wcześniejsze faktury i straty”. Potwierdzasz przyciskiem „Usuń kategorię” albo „Usuń i przenieś historię” — cała operacja zapisze się od razu; nie czeka na główny przycisk „Zapisz zmiany”.

Produkty wskazujące usuwaną kategorię oraz grupy, których własna kategoria ją wskazuje, przejdą do wybranego celu niezależnie; operacja nie obejmie pozostałych członków przez samo członkostwo.

Wybierz miesiąc, od którego chcesz zmienić wcześniejsze faktury i straty. Domyślnie CaterMon proponuje poprzedni miesiąc; starsze okresy pozostaną bez zmian.

Jeśli karta „Zmiana obejmie…” ma szczegóły, rozwiń ją, aby zobaczyć kwoty, miesiące i przejścia między grupami. Gdy w wybranym okresie nie ma pozycji do zmiany ani informacji wymagających uwagi, CaterMon pokaże tylko krótkie podsumowanie bez pustej sekcji.

Jeśli podgląd pokaże powiązane aktywne przesunięcia, zdecyduj, czy usunąć je razem ze zmianą wszystkich dokumentów. Bez tej zgody zmiana historii nie zostanie wykonana; przesunięcia innych produktów nie blokują operacji.

Jeśli zamykasz poprzednie okresy raportowe, zachowaj historyczne przypisania, chyba że świadomie poprawiasz błąd.

Istniejące inwentaryzacje pozostaną bez zmian.

Dla nowych dokumentów grupa zwykle wynika z kategorii. Jeśli jednak produkt, grupa zamienników lub dostawca ma ustawione „Zawsze licz do grupy”, pozycja trafi do grupy wskazanej w tym ustawieniu. Ta reguła nie przepisuje historii.

Przejrzyj wszystkie grupy i kategorie po wprowadzonych zmianach.

Wybierz „Zapisz zmiany”.

Gdy organizacja ma już dokumenty, najpierw zapisz albo cofnij inne zmiany. Następnie wykonuj przeniesienia i usunięcia pojedynczo w ich własnych oknach.

Usunięcie zapisanej kategorii działa tak samo także przed pierwszym dokumentem: najpierw zapisz albo cofnij pozostałe zmiany, bo usunięcie zapisuje się osobno i od razu. Tylko kategoria dodana i jeszcze niezapisana znika z bufora bez okna przenoszenia.

Usunięcie kategorii lub grupy jest zakończone dopiero wtedy, gdy zniknie okno z aktywnym wskaźnikiem zapisu. Nie zamykaj karty w trakcie tej operacji.

Jeżeli chcesz porzucić bieżącą edycję, użyj „Cofnij zmiany”.

Przy pierwszym wejściu bez zmian możesz wybrać „Zostawiam tak jak jest”, aby potwierdzić gotowy układ.

Przycisk „Przywróć domyślne” jest narzędziem startowym. Po utworzeniu pierwszego dokumentu znika, aby nie przepisać działającej konfiguracji zbiorczo.

Przy usuwaniu całej grupy przycisk „Usuń grupę” pokazuje postęp, a okno zamyka się dopiero po zakończeniu operacji. Jeśli operacja się nie powiedzie, okno pozostanie otwarte i pozwoli spróbować ponownie.